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Communauté Francophone des Délégués Médicaux

lundi 12 septembre 2016

Ces 7 conseils vont vous faire gagner du TEMPS !





La rentrée scolaire recommence et pendant que les enfants partent sur le chemin de l’école, nos papiers s’amoncellent sur le bureau, nos projets s’empilent, notre disque dur de tablette ou d'ordinateur est plein.
Et vous ?
Ou en êtes-vous coté rangement ?
Humm, pas terrible, hein ?

Nous, Délégués Médicaux ou  Pharmaceutiques, fort préoccupés pour accompagner nos clients, nos messages à délivrer, nos contraintes administratives, et nos vies bien remplies, sommes très souvent en mouvement.

Pour certains- vous vous reconnaitrez sans doute- le rangement n’est pas leur fort !

Avouez que l’on perd du temps en mails, réunions non productives etc…

Rien n’est plus énervant que de voir un Délégué dont la sacoche est désordonnée.

Les médecins ou pharmaciens le remarquent vite aussi et nous classent parmi les « désorganisés ».

Bon, pas de panique, de belles qualités supplémentaires peuvent compenser ce travers.
Et heureusement !
Mais ne peut-on pas s’améliorer ?

 « On ne naît pas organisé » dit-on parfois, on le devient. »


 En fait, on le devient si l’on n’a pas le choix, parce qu’il faut se soumettre à des contraintes de temps, d’espace, d’objectifs ou de budget..

En clair, par nécessité.

 A condition d’abandonner ses vieilles techniques et habitudes, au profit de nouvelles plus efficaces. Voici les principes de bases.
 Je voudrais aujourd'hui, vous faire part d’un excellent article que j’ai découvert dans la revue  "Capital " que je reproduis in extenso.
Un vieux numero que j'ai retrouvé.

Et oui,pas besoin de reinventer la roue quand elle fait tourner les charettes!

On ne change pas une equipe qui gagne, alors profitez largement de ces conseils qui m'ont bien aidé.

Je vous invite à noter ces quelques points que je trouve fort pratiques et je rends hommage a la rédactrice de ce billet.

1/Cibler les contours de son métier pour éviter de perdre du temps

La première règle est de définir son cadre de travail et de se poser une question toute simple :

Pourquoi suis-je payé ?

Vendre, collectionner l'information, répondre rapidement ... ?

C’est quoi mon cœur de métier ? invite à déléguer si possible aux personnes les plus competentes.

Tout ce qui permet d'avancer sur le cœur de son job est à favoriser car on se recentre sur l’essentiel.

« Commencer sa journée par la lecture de ses mails est par exemple, sauf exceptions, une perte de temps. Vous savez à quelle heure vous commencez mais jamais quand vous aurez fini. Et pendant que vous réagissez à chaque mail, votre propre travail n'avance pas ».

Les mails c’est pour finir sa matinée..

Les réunions sans ordre du jour ni heure de fin sont aussi à bannir.

2/Tenir un planning hebdomadaire

Pour éviter de naviguer à vue, la tenue d’un planning est indispensable.

 Sans faire de zèle cependant. « Il vaut mieux planifier un maximum de choses, mais seulement les vraies dates-limites. Il est inutile de surcharger votre agenda de « vœux pieux », alors que ce dossier peut être rendu plus tard »

 Un expert recommande aussi de ne posséder qu’un seul agenda pour l’ensemble des rendez-vous professionnels et personnels.

« Cela évite d’oublier une réunion de parents d’élève ou un entretien matinal », précise-t-il.

3 /Répartir les tâches en fonction de son rythme

Il est normal d’être moins efficace à certains moments de la journée. Globalement, nous sommes « du matin » ou « du soir ».

 Réservez vos périodes d’efficacité pour vos dossiers importants et gardez les tâches qui vous demandent peu de réflexion pour les moments où vous êtes le moins en forme. Les périodes où vous êtes le moins efficace ne sont pas pour autant du temps perdu.

« Vous pouvez en profiter pour vous attaquer aux petites tâches que vous avez repoussé comme les notes de frais, la saisie des cartes de visite, la lecture de la presse professionnelle, le fignolage d'une présentation, le rangement de bureau … Ce sont ces petites choses qui feront gagner du temps par la suite », assure l’expert.

 D’une manière générale, alternez les activités. Cela évite la fatigue mentale et la monotonie.

4/Hiérarchiser

Ce qui prend moins de deux minutes est à faire tout de suite. Ce qui prend plus de deux minutes doit « sortir de votre tête » et être noté sur votre « to do list » pour ne pas être oublié.

 Il est aussi important de demander à son supérieur quel est le niveau d'excellence demandé pour le traitement de chaque dossier. Le mieux est l'ennemi du bien, votre perfectionnisme peut vous faire perdre du temps.

5/Eviter les interruptions

Il faut en moyenne une dizaine de minutes pour retrouver le niveau de concentration qu'on avait avant d’avoir été interrompu. Mieux vaut donc s’assurer que cela n’arrive pas trop souvent. Commencer donc par supprimer l'alerte de votre messagerie. « C'est plus fort que nous, lorsque cela sonne ou que cela clignote, il faut qu'on aille voir! ».

6/ S’accorder des pauses régulières

La pause café, l'heure du déjeuner ne sont pas des pertes de temps, mais des moments agréables qu'il ne faut pas zapper. Nous ne sommes pas des robots et il faut savoir se les accorder, sous peine de finir épuisé tous les soirs.

7/Faire le ménage

Dans votre messagerie, triez les informations entrantes. Si vous n’êtes pas archivistes, cela ne sert à rien de conserver des mails de 2014 ou 2015.

Prendre 10 minutes chaque soir pour ranger son bureau n’est pas superflu.

Jeter les post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d'un même dossier, mettre en évidence la priorité du lendemain ... Vous éviterez ainsi de passer 20 minutes à chercher le moindre document, là où 30 secondes doivent suffire.

Un conseil : faites deux piles intitulées « à faire » et « à classer ». Veillez à bien prendre connaissances des « à faire » pour ne pas rater de dates limites. L'autre tas attendra que vous ayez envie de classer … ou pas. En tout cas, tant que ça n'empêche pas vos collègues de travailler, tant pis si vous avez une grosse pile sur votre bureau. Enfin, prenez l’habitude de nommer vos documents de façon claire, et ne faites pas de doublon d’un même fichier, vous risquer de ne plus savoir quelle est la version définitive.

Fin de l'article.
Combien de temps avez vous mis à le lire ?
5 mn ?
10 mn ?
Moins de 2 mn ? -merci vous pouvez recommencer, ou alors vous êtes très bon ;) 

Ce rappel vous a-t-il servi à analyser plus votre propre organisation ?

Tant mieux !

Gardez ce billet, et rangez le bien surtout.

Il y a fort à parier qu’il vous sera utile.

 Cet article vous plait ?

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Mes vœux de succès a tous pour cette semaine !

Frantz DALLEMAND

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