La rentrée scolaire recommence et pendant que les enfants partent
sur le chemin de l’école, nos papiers s’amoncellent sur le bureau, nos projets s’empilent,
notre disque dur de tablette ou d'ordinateur est plein.
Et vous ?
Ou en êtes-vous coté rangement ?
Humm, pas terrible, hein ?
Nous, Délégués Médicaux ou Pharmaceutiques, fort préoccupés pour accompagner
nos clients, nos messages à délivrer, nos contraintes administratives, et nos vies bien remplies, sommes très
souvent en mouvement.
Pour certains- vous vous reconnaitrez sans doute- le
rangement n’est pas leur fort !
Avouez que l’on perd du temps en mails, réunions non productives
etc…
Rien n’est plus énervant que de voir un Délégué dont la
sacoche est désordonnée.
Les médecins ou pharmaciens le remarquent vite aussi et nous
classent parmi les « désorganisés ».
Bon, pas de panique, de belles qualités supplémentaires peuvent compenser ce
travers.
Et heureusement !
Mais ne peut-on pas s’améliorer ?
« On ne naît pas organisé »
dit-on parfois, on le devient. »
En fait, on le
devient si l’on n’a pas le choix, parce qu’il faut se soumettre à des
contraintes de temps, d’espace, d’objectifs ou de budget..
En clair, par nécessité.
A condition
d’abandonner ses vieilles techniques et habitudes, au profit de nouvelles plus
efficaces. Voici les principes de bases.
Je voudrais aujourd'hui, vous faire part d’un
excellent article que j’ai découvert dans la revue "Capital " que je
reproduis in extenso.
Un vieux numero que j'ai retrouvé.
Et oui,pas besoin de reinventer la roue quand elle fait tourner les charettes!
On ne change pas une equipe qui gagne, alors profitez largement de ces conseils qui m'ont bien aidé.
Je vous invite à noter ces quelques points que je trouve
fort pratiques et je rends hommage a la rédactrice de ce billet.
1/Cibler les contours
de son métier pour éviter de perdre du temps
La première règle est de définir son cadre de travail
et de se poser une question toute simple :
Pourquoi suis-je payé ?
Vendre, collectionner l'information, répondre rapidement ...
?
C’est quoi mon cœur de métier ? invite à déléguer si
possible aux personnes les plus competentes.
Tout ce qui permet d'avancer sur le cœur de son job est à
favoriser car on se recentre sur l’essentiel.
« Commencer sa journée
par la lecture de ses mails est par exemple, sauf exceptions, une perte de
temps. Vous savez à quelle heure vous commencez mais jamais quand vous aurez
fini. Et pendant que vous réagissez à chaque mail, votre propre travail
n'avance pas ».
Les mails c’est pour finir sa matinée..
Les réunions sans ordre du jour ni heure de fin sont aussi à
bannir.
2/Tenir un planning
hebdomadaire
Pour éviter de naviguer à vue, la tenue d’un planning est
indispensable.
Sans faire de zèle
cependant. « Il vaut mieux planifier un maximum de choses, mais seulement les
vraies dates-limites. Il est inutile de surcharger votre agenda de « vœux pieux
», alors que ce dossier peut être rendu plus tard »
Un expert recommande
aussi de ne posséder qu’un seul agenda
pour l’ensemble des rendez-vous professionnels et personnels.
« Cela évite d’oublier une réunion de parents d’élève ou un
entretien matinal », précise-t-il.
3 /Répartir les
tâches en fonction de son rythme
Il est normal d’être moins efficace à certains moments de la
journée. Globalement, nous sommes « du matin » ou « du soir ».
Réservez vos périodes
d’efficacité pour vos dossiers importants et gardez les tâches qui vous
demandent peu de réflexion pour les moments où vous êtes le moins en forme. Les
périodes où vous êtes le moins efficace ne sont pas pour autant du temps perdu.
« Vous pouvez en profiter pour vous attaquer aux petites
tâches que vous avez repoussé comme les notes de frais, la saisie des cartes de
visite, la lecture de la presse professionnelle, le fignolage d'une
présentation, le rangement de bureau … Ce sont ces petites choses qui feront
gagner du temps par la suite », assure l’expert.
D’une manière
générale, alternez les activités. Cela évite la fatigue mentale et la
monotonie.
4/Hiérarchiser
Ce qui prend moins de deux minutes est à faire tout de
suite. Ce qui prend plus de deux minutes doit « sortir de votre tête » et être
noté sur votre « to do list » pour ne pas être oublié.
Il est aussi
important de demander à son supérieur quel est le niveau d'excellence demandé
pour le traitement de chaque dossier. Le mieux est l'ennemi du bien, votre
perfectionnisme peut vous faire perdre du temps.
5/Eviter les
interruptions
Il faut en moyenne une dizaine de minutes pour retrouver le
niveau de concentration qu'on avait avant d’avoir été interrompu. Mieux vaut
donc s’assurer que cela n’arrive pas trop souvent. Commencer donc par supprimer
l'alerte de votre messagerie. « C'est plus fort que nous, lorsque cela sonne ou
que cela clignote, il faut qu'on aille voir! ».
6/ S’accorder des
pauses régulières
La pause café, l'heure du déjeuner ne sont pas des pertes de
temps, mais des moments agréables qu'il ne faut pas zapper. Nous ne sommes pas
des robots et il faut savoir se les accorder, sous peine de finir épuisé tous
les soirs.
7/Faire le ménage
Dans votre messagerie, triez les informations entrantes. Si
vous n’êtes pas archivistes, cela ne sert à rien de conserver des mails de 2014
ou 2015.
Prendre 10 minutes chaque soir pour ranger son bureau n’est
pas superflu.
Jeter les post-it devenus inutiles, regrouper les éléments
d'un même dossier, mettre en évidence la priorité du lendemain ... Vous
éviterez ainsi de passer 20 minutes à chercher le moindre document, là où 30
secondes doivent suffire.
Un conseil : faites deux piles intitulées « à faire » et « à
classer ». Veillez à bien prendre connaissances des « à faire » pour ne pas
rater de dates limites. L'autre tas attendra que vous ayez envie de classer …
ou pas. En tout cas, tant que ça n'empêche pas vos collègues de travailler,
tant pis si vous avez une grosse pile sur votre bureau. Enfin, prenez l’habitude
de nommer vos documents de façon claire, et ne faites pas de doublon d’un même
fichier, vous risquer de ne plus savoir quelle est la version définitive.
Ce rappel vous a-t-il servi à analyser plus votre propre
organisation ?
Tant mieux !
Gardez ce billet, et rangez le bien surtout.
Il y a fort à parier qu’il vous sera utile.
Mes vœux de succès a tous pour cette semaine !
Frantz DALLEMAND
