Comment Manager ses équipes avec Art ?




Comment  manager son équipe à distance..avec art !

En matière de "ménagement" d'équipe, il est quelquefois difficile  de trouver son équilibre entre autorité et consensus, directivité et participatif.

Oubliez vos vieilles règles de hiérarchie avec les Délégués au profit des valeurs de confiance, de coaching, d'intuition et de fine psychologie.

Considérant que c'est dans les vieux pots que l'on fait les meilleures soupes, je vous livre un extrait d'une ancienne revue de management opérationnel que j'ai mis au goût du jour.



Manager des hommes, tâche ingrate ou porteuse de sens ?






C'est un peu comme si vous étiez victime à la fois de myopie et de presbytie. 

Manager à distance, c'est savoir composer avec un double handicap.
Il faut jongler en permanence avec les effets de loupe et les distorsions d'optique pour s'adapter à son environnement, proche ou lointain.
Pour cela, il existe des outils.
De plus en plus sophistiqués à mesure que les technologies s'affinent, certains se révélant parfois d'une aide précieuse. 

Ex : tableau de bord version excel en mode croisé-dynamique, ou Salesforce très imagé, sur l'activité face-face, les ventes, les  actions de relations publiques et les fameux Résultats sur Objectifs.

Mais attention, n'oubliez jamais qu'ils sont à double tranchant et qu'ils peuvent se retourner contre vous. En matière de management, tout est question de dosage et de finesse d'exécution.

En effet, on ne dirige pas des Délégués expérimentés comme des nouveaux, fraichement sortis des écoles.

 Un vrai travail d'alchimiste. 

Lorsqu'il doit s'appliquer à distance, l'art de la direction d'équipes requiert des qualités personnelles fortes. 
Pas question dans ce cas de recourir comme un idiot aux préceptes de la hiérarchie pyramidale.

Jouez plutôt la carte de la confiance et exercez votre intuition. Elle vous sera très utile pour assurer la qualité des relations avec vos commerciaux ou vos équipes en déplacement sur le terrain. 

Oui, mais comment faire ?

  • Asseoir ses compétences
A plus forte raison lorsqu'il se trouve loin de ses troupes, le manager doit donner l'exemple

Rien de tel qu'un Directeur qui demande à ses troupes l'exigence et qui ne la manifeste pas envers lui-même.
Demander des résultats plus qu'ordinaires sans accompagner sur le terrain , sans montrer la voie, sans expliquer comment l’équipe va réussir est mission impossible.
Il est impensable que la crédibilité et les compétences professionnelles du manager puissent faire défaut.
Si un patron véhicule une mauvaise image auprès de ses collaborateurs proches, imaginez l'effet de caricature lorsqu'il n'est pas régulièrement présent.

En cas de conflit, il perdrait toute légitimité et serait dans l'impossibilité de désamorcer la situation. 

En revanche, si ce même dirigeant bénéficie d'une solide réputation en interne, les éventuels désaccords avec sa base, fût-elle éloignée, se résoudront dans le dialogue et grâce à l'échange nourri de points de vue. 

Car il suffit parfois de prendre le temps de passer un coup de fil ou d'aller à la rencontre d'un collaborateur pour conforter son autorité et asseoir son image de bon manager.

  • Fixer des règles simples
Du fait de l'éloignement, le manager a besoin de s'appuyer sur des règles et des objectifs clairs et explicites.
C'est à lui de les fixer.
 Inutile d'appeler ses délégués tous les jours pour vérifier l'avancement de leur travail sur le terrain.
Si, en tant que manager, vous avez mis en place un système de réunion ou de reporting hebdomadaire, tenez-vous-en à cette règle. 

Si un collaborateur vous sollicite, il doit être sûr que tous les moyens sont bons - téléphone mobile ou e-mail - et avoir conscience des degrés d'urgence. 

Autrement dit, c'est à vous de lui indiquer la hiérarchie des priorités. 

Pyramide d' EISENHOWER
 
Vos troupes comprendront qu'il n'est pas utile de faire le siège de votre bureau ou de vous bombarder de mails pour vous faire passer un message.
Et s'il existe dans vos structures des directions régionales qui servent d'intermédiaires, vous devez faire savoir à chacun de vos collaborateurs qu'il a le droit, ponctuellement, de les court-circuiter.





  • Lâcher la bride
Il s'agit de donner et de faire confiance à ses équipes. Ne vous préoccupez pas de leurs façons de travailler.
Respectez le style de chacun et donnez-lui l'occasion de s'exprimer à sa manière.
De cette diversité naîtra un esprit de corps et un sentiment d'appartenance au groupe.
Mais faire preuve de souplesse n'est pas synonyme de laxisme. 

Il faut aussi mettre en place des indicateurs qui rendent compte régulièrement de l'état d'avancement des dossiers et servent à prendre la température. 
En jargon, on parle de reporting ou de rapports hebdomadaires sur l'activité clients-objectifs-actions-résultats.

Cela passe aussi bien par des visites programmées que par des déjeuners informels, des coups de fil ou des échanges de mails. 

Dans le respect des heures de travail, bien sûr. Autant de thermomètres qui peuvent servir d'alerte en cas d'orage à l'horizon.
Mais veillez à ne jamais donner le sentiment que votre collaborateur est épié ou puisse être pris en défaut.
Au contraire, vous devez lui prouver que ce n'est pas en faisant le bon soldat ou en la jouant perso qu'il obtiendra votre soutien. La proximité et la fréquence des échanges avec le chef n'y changeront rien.


  • Créer du lien informel
La forte organisation que requiert le management à distance ne doit pas éclipser l'importance des relations humaines.
Leur qualité dépend parfois de petites choses et elles ont souvent du mal à s'épanouir dans un cadre trop contraignant.
Sachez favoriser les approches informelles en adoptant le style « machine à café ». 

Oubliez les pyramides et favorisez les prises de décision « cool ». 

Celles qui se prennent parfois dans les couloirs, en dehors des réunions formelles, en laissant discuter la base, en zappant la hiérarchie. 
Un collaborateur travaillant à distance ne doit pas se sentir isolé parce qu'il ne côtoie pas son patron au quotidien. D'autant qu'il existe de nombreuses solutions technologiques (web conférence, mail nomade, extranet...) lui permettant de proposer des projets, d'échanger des idées. 

A vous de mettre tout votre beau monde à l'aise en lui octroyant des formations régulières afin que chacun appréhende tous les outils de la même manière. 

Pas si simple à mettre en œuvre, j'en conviens.
Comme tout métier, celui de manager s'apprend, et pas que dans les livres. 
On est à l’école de l'humilité, car les revers font aussi parti du quotidien, et les Délégués, comme les clients ne vous pardonnent rien.
 Certains médecins ne reçoivent d'ailleurs plus les Directeurs, car perçus comme intrusifs dans la relation crée de longue date.

Encore une fois, chers Directeurs, si vous aimez ce que vous faites, vous n'aurez jamais l'impression de travailler.

Pour celles et ceux qui mettent leur talent au service des autres, ce rôle de Ménageur qui vous est dévolu peut se révéler passionnant, oui, extraordinaire, car vous vous effacez pour découvrir de futurs talents.

Voilà une mission qui donne du sens, non ?

Bonne gestion d'équipe.

Frantz Dallemand
Octobre 2017


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